KI-Prozessautomatisierung und KI-Agenten Routine läuft automatisch. Über Ausnahmen entscheidet Ihr Team.
Rechnungen abgleichen, Prüflosunterlagen zusammensuchen, Nachträge Position für Position prüfen: Die Daten dafür liegen längst im System. Wir bringen einen dieser Abläufe in den Regelbetrieb, gemessen an einem Zielwert, den wir vorher mit Ihnen vereinbaren.
KI-gestützte Workflows
KI-gestützte Workflows (AI Workflow Deployment) von DataClue bringen einen klar abgegrenzten Ablauf, etwa den Rechnungseingang, produktiv in den Betrieb. Feste Regeln übernehmen die Standardfälle, KI die Fälle, in denen Regeln nicht reichen. Ausnahmen und weitreichende Entscheidungen gehen mit Begründung an Ihr Team zur menschlichen Freigabe (Human-in-the-Loop). Jede Entscheidung wird protokolliert.
Wann dieses Angebot passt
- Fachkräfte verbringen zu viel Zeit damit, Informationen zu lesen, zu klassifizieren, abzugleichen oder zwischen Systemen zu übertragen.
- Arbeit wandert zwischen Postfächern, Excel-Dateien und Systemen, statt einem durchgängigen Ablauf zu folgen.
- KI-Assistenten helfen Einzelnen, aber Regeln, Anbindung, Ausnahmen und Verantwortung bleiben manuelle Arbeit.
- Ein Pilot funktioniert, aber Kontrollen, Überwachung und Betriebsverantwortung sind offen.
Was Sie danach in der Hand haben
- Einen Ablauf im RegelbetriebDer Ablauf ist an die Systeme und Daten angebunden, von denen er abhängt. Gemessen wird er an vereinbarten Erfolgskriterien. Nach der Übergabe betreibt Ihr Team ihn selbst.
- Regeln und KI, klar aufgeteiltFeste Regeln übernehmen die Standardfälle. Die KI bearbeitet die Fälle, in denen Regeln nicht reichen, etwa unstrukturierte Belege und Anfragen. Ausnahmen gehen mit Begründung an Ihr Team.
- Kontrolle und NachvollziehbarkeitKlare Prüf- und Freigabepunkte, Ausnahmebehandlung und eine manuelle Rückfallebene. Jede Entscheidung wird nachvollziehbar protokolliert, auch für Revision und Wirtschaftsprüfung.
So greifen Automatisierung und KI ineinander.
Klassische Automatisierung führt feste Schritte aus. KI-Agenten verarbeiten unstrukturierte Informationen und planen nächste Schritte innerhalb ihrer Aufgabe. Je nach Ablauf arbeiten beide getrennt oder zusammen.
Wir verbinden diese Bausteine mit Ihren Systemen zu durchgängigen Workflows, das spart manuelle Übergaben. Vor jeder Aktion greifen festgelegte Berechtigungen. Standardfälle erledigen feste Regeln, die übrigen Fälle bearbeitet die KI. Ausnahmen erhält Ihr Team mit Begründung.
Was dazugehört
- Wer beteiligt ist
- Bei Ihnen: die Fachleute, die den Ablauf heute erledigen, eine verantwortliche Person für die Freigaben und Ihre IT für Anbindung und Betrieb. Bei uns: Forward-Deployed Engineers vor Ort.
- Welche Daten wir brauchen
- Die Daten und Dokumente des Ablaufs, etwa Rechnungen, Bestellungen, Wareneingänge oder E-Mails. Dazu Zugang zu den Systemen, in die das Ergebnis zurückfließt.
- Datenschutz und IT
- Die Daten bleiben in Ihren Systemen oder in einer Umgebung, die Sie festlegen, verarbeitet nach DSGVO. KI-Modelle nutzen wir mit Hosting in der EU. Mit Ihren Daten werden keine fremden Modelle trainiert. Zugriffsrechte, Betriebsform und Löschung klären wir, bevor wir auf Daten zugreifen. Die KI arbeitet mit einem eigenen Dienstkonto, das nur die Rechte hat, die der Ablauf braucht. Pflichten aus der KI-Verordnung prüfen wir vorab und setzen sie um, etwa mit Dokumentation und menschlicher Aufsicht.
So geht ein KI-gestützter Workflow in Betrieb.
Ablauf und Erfolgskriterien festlegen
Ist-Prozess, Mengen, Systeme, Ausnahmen und messbare Erfolgskriterien bestimmen.
Regeln, KI und Menschen aufteilen
Festlegen, welche Standardfälle feste Regeln übernehmen, welche Fälle die KI bearbeitet und was Menschen freigeben.
Entwickeln und anbinden
Systeme und Daten anbinden, den Ablauf umsetzen und die nötigen KI-Bausteine integrieren.
Mit echten Fällen prüfen
Normalfälle, Ausnahmen und Fehlerszenarien gegen die vereinbarten Qualitätskriterien testen.
In Betrieb nehmen und übergeben
In den Produktivbetrieb übernehmen, an echten Ergebnissen nachschärfen und das Betriebswissen an Ihr Team übergeben.
Betrieb und Kontrolle
Vom ersten Workflow zum Regelbetrieb
Was die KI allein erledigen darf, legt Ihr Team für jeden Prozessschritt fest. Die Regeln setzt das System durch, sie stehen nicht nur in einer Anweisung an die KI.
Drei Freigabestufen
Das Beispiel oben ist die Stufe „Mit Freigabe“: Die KI bereitet vor, der Einkauf gibt frei.
- Automatisch
Die KI erledigt den Schritt allein
Daten lesen und abgleichen, Entwürfe und interne Notizen. Jeder Lauf wird protokolliert.
- Mit Freigabe
KI bereitet vor, Ihr Team gibt frei
Kunden-E-Mails, Änderungen im ERP oder CRM, Angebote. Freigegeben wird per Klick. Dabei ist nachvollziehbar, wer wann freigegeben hat.
- Nur Ihr Team
Kein Zugriff für die KI
Zahlungen, Verträge, Löschungen und Personalentscheidungen. Darauf hat die KI keinen Zugriff.
Wie die Automatisierung wächst
Wir messen je Ablauf, wie viele Vorschläge Ihr Team unverändert freigibt. Wie das aussieht, zeigt unser eigener Buchhaltungsagent weiter unten.
Ein Schritt wechselt erst von „Mit Freigabe“ auf „Automatisch“, wenn diese Quote über eine vereinbarte Zahl von Läufen stimmt. Bei Fehlern wechselt er wieder zurück.
Abgelehnte Fälle werden zu Testfällen. Jede Änderung an den Regeln läuft gegen diese Tests, bevor sie in Betrieb geht.
Regeln, Testfälle und Daten gehören Ihnen, nicht dem Modell. Das System läuft in Ihrer Microsoft-Umgebung oder bei einem Rechenzentrumsbetreiber in der EU.
Referenzen
- Rund 91 %der Buchungen identisch mit dem Endstand der SteuerkanzleiKI-Buchungsagent: Belege täglich automatisch kontiert, gebucht und übergeben
- Wochen frühergegensteuern statt erst im monatlichen PlanungszyklusAgentic S&OP: KI-Workflow liefert entscheidungsreife Handlungsempfehlungen.
Alle Kundenbeispiele sind anonymisiert.
Typische Abläufe in der Verwaltung
Rechnungseingang und Buchhaltung
- Heute
- Ihr Team prüft jede Rechnung einzeln gegen Bestellung und Wareneingang. Kontiert wird von Hand.
- KünftigLäuft automatisch
- Was zu Bestellung, Wareneingang und Kontierungsregel passt.
- Entscheidet Ihr Team
- Abweichungen über der Freigabeschwelle.
- Kennzahlen
- Anteil automatisch gebuchter Rechnungen, Durchlaufzeit bis zur Buchung.
Angebote und Verträge
- Heute
- Anfragen und Vertragsprüfungen landen gesammelt bei wenigen Fachleuten.
- KünftigLäuft automatisch
- Vorprüfung gegen Standards und Checklisten.
- Entscheidet Ihr Team
- Preis, Risiko und Ausnahmen.
- Kennzahlen
- Durchlaufzeit von der Anfrage bis zum Angebot, Anteil ohne Rückfrage freigegebener Vertragsprüfungen.
E-Mail-Eingang
- Heute
- Anfragen kommen ungeordnet in Sammelpostfächern an und werden von Hand verteilt.
- KünftigLäuft automatisch
- Eingänge klassifizieren, Antworten vorbereiten, Aufgaben weiterleiten.
- Entscheidet Ihr Team
- Freigabe der Antworten und alles Ungewöhnliche.
- Kennzahlen
- Zeit bis zur ersten Antwort, Anteil unverändert freigegebener Antworten.
Typische Abläufe in Produktion und Qualität
Prüflosunterlagen
- Heute
- Die Qualitätssicherung sucht für jedes Prüflos Zeugnisse, Messprotokolle und Zeichnungsstände zusammen.
- KünftigLäuft automatisch
- Unterlagen aus MES und DMS dem Los zuordnen und auf Vollständigkeit prüfen.
- Entscheidet Ihr Team
- Freigabe des Loses und jede Abweichung.
- Kennzahlen
- Durchlaufzeit bis zur Freigabe, Anteil vollständig vorbereiteter Lose.
Lieferabrufe
- Heute
- Abrufe der Kunden werden von Hand gegen Bestand und Kapazität geprüft.
- KünftigLäuft automatisch
- Abrufe einlesen, mit Bestand und Kapazitätsplan abgleichen, Engpässe markieren.
- Entscheidet Ihr Team
- Zusagen bei Konflikten, Änderungen am Plan.
- Kennzahlen
- Zeit bis zur Bestätigung, Anteil ohne Nacharbeit bestätigter Abrufe.
Reklamationseingang
- Heute
- Reklamationen kommen per E-Mail und Portal an und werden von Hand angelegt.
- KünftigLäuft automatisch
- Erfassen, Teil und Lieferung zuordnen, Unterlagen anhängen.
- Entscheidet Ihr Team
- Bewertung, Maßnahmen und Antwort an den Kunden.
- Kennzahlen
- Zeit bis zur Erfassung, Anteil vollständig angelegter Reklamationen.
Angewandte KI & Analytics
KI-gestützte Workflows
Häufige Fragen
Was unterscheidet einen KI-Agenten von Chatbot und KI-Assistent?
Ein Chatbot antwortet im Gespräch, greift aber nicht in Ihre Systeme ein. Ein KI-Assistent hilft einer Person bei einer Aufgabe, die sie selbst anstößt. Ein KI-Agent arbeitet einen Ablauf in mehreren Schritten selbstständig ab: Er liest Eingänge, nutzt Ihre Systeme mit festgelegten Rechten und bereitet eine Aktion vor. Solche Systeme fasst man unter agentischer KI zusammen.
Wann ist ein KI-Agent sinnvoll, wann eine feste Regel?
Eine Regel passt, wenn der Fall eindeutig ist, etwa wenn Bestellung, Wareneingang und Preis übereinstimmen. KI lohnt sich, wo Informationen unstrukturiert sind oder bewertet werden müssen, etwa beim Lesen von Dokumenten oder E-Mails. Oft liest die KI den Beleg zuerst, entschieden wird nach der Regel. Weitreichende oder nicht umkehrbare Aktionen gibt immer ein Mensch frei.
Was passiert, wenn die KI sich irrt?
Ein Fehler wirkt nicht unbemerkt. Was nach außen geht oder Daten im ERP ändert, gibt Ihr Team vorher frei. Fälle, bei denen die KI unsicher ist, gehen mit Begründung an Ihr Team. Abgelehnte Vorschläge werden zu Testfällen. Häufen sich in einem Schritt Fehler, braucht er wieder eine Freigabe.
Was, wenn unser System keine Schnittstelle hat?
Dann binden wir es über das an, was es bietet: Export und Import von Dateien, ein überwachtes Postfach oder die Ablage im DMS. Ein Austausch von ERP oder MES ist nicht nötig. Welcher Weg trägt, prüfen wir im ersten Schritt an Ihren Systemen.
Was unterscheidet das von einem Automatisierungswerkzeug?
Ein Werkzeug liefert Bausteine. Wir bringen einen konkreten Ablauf in den Regelbetrieb: mit Anbindung an Ihre Systeme, Prüf- und Freigabepunkten, Protokoll, Messung am vereinbarten Zielwert und Übergabe an Ihr Team.
Was sagt der Betriebsrat dazu?
Systeme, die Entscheidungen protokollieren, können mitbestimmungspflichtig sein. Wir beziehen den Betriebsrat früh ein und legen offen, was protokolliert wird und wofür.
Kontakt
Welcher Ablauf kostet Ihr Team heute die meiste Zeit?
Bringen Sie einen konkreten Ablauf mit. Wir prüfen, ob sich KI dort lohnt oder feste Regeln reichen. Außerdem zeigen wir, was für den Regelbetrieb dazugehört.
Ihr Ansprechpartner
Robin Eckardt, Geschäftsführer